Data room

La data room (ou salle de données) est l'espace sécurisé, aujourd'hui quasi exclusivement virtuel (VDR, Virtual Data Room), dans lequel le vendeur met à disposition des acquéreurs qualifiés l'ensemble des documents confidentiels nécessaires à leur due diligence : états financiers, contrats, données RH, informations fiscales, propriété intellectuelle, éléments réglementaires et techniques. Elle est organisée par thématiques (financier, juridique, fiscal, RH, commercial, technique, réglementaire) et donne un accès contrôlé selon le profil de chaque acheteur. Ouverte après la signature du NDA, elle fonctionne souvent en deux phases : une data room restreinte pour les offres indicatives, puis une data room complète pour les candidats en phase finale. Son organisation est un acte stratégique : une data room bien structurée accélère le processus de 2 à 4 semaines, réduit les Q&A (questions/réponses) et renforce la crédibilité du vendeur.

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Exemple : dans la cession d'un groupe franco-suisse, Hectelion prépare une data room de 380 documents répartis en 9 sections. Les pièces financières comprennent états financiers sur 5 ans (FR + CH), déclarations fiscales, rapports de commissariat aux comptes, modèle financier, business plan et analyse de variance. Chaque document est indexé et les droits d'accès sont configurés par niveau d'avancement du processus, les pièces les plus sensibles (contrats clients nominatifs, accords de distribution) n'étant accessibles qu'aux candidats en offre ferme. Sur la cession d'un groupe industriel suisse, la data room virtuelle compte 640 documents en 12 chapitres, ouverte à 4 acquéreurs simultanément : la traçabilité des accès permet au vendeur de mesurer l'intérêt réel de chaque candidat et d'anticiper leurs questions avant les management presentations.

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Chez Hectelion, nous préparons et gérons les data rooms de nos mandats sell-side pour maximiser la fluidité de la due diligence, protéger la confidentialité des informations sensibles et faciliter la prise de décision des acquéreurs.