La data room (ou salle de données virtuelle) est l'espace sécurisé — aujourd'hui quasi exclusivement virtuel (VDR — Virtual Data Room) — dans lequel le vendeur met à disposition des acquéreurs qualifiés l'ensemble des documents confidentiels nécessaires à leur due diligence. Elle est organisée par thématiques (financier, juridique, fiscal, RH, commercial, technique, réglementaire) et donne accès contrôlé selon les profils des acheteurs. Sa préparation — qualité et exhaustivité de la documentation — conditionne directement la durée et la fluidité de la due diligence. Une data room bien organisée réduit les Q&A (questions/réponses) et accélère le processus de 2 à 4 semaines.

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Exemple : dans la cession d'un groupe franco-suisse, Hectelion prépare une data room de 380 documents répartis en 9 sections. Les pièces financières comprennent : états financiers 5 ans (FR + CH), déclarations fiscales, rapports de commissariat aux comptes, modèle financier, business plan et analyse de variance. Chaque document est indexé et les droits d'accès sont configurés par niveau d'avancement du processus — les documents les plus sensibles (contrats clients nominatifs, accords de distribution) n'étant accessibles qu'aux candidats en offre ferme.

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Chez Hectelion, nous préparons et gérons les data rooms de nos mandats sell-side pour maximiser la fluidité de la due diligence et protéger la confidentialité des informations sensibles de nos clients vendeurs.