La lettre de procédure (ou process letter) est le document envoyé par le conseil financier du vendeur aux acquéreurs potentiels qualifiés pour définir les règles du processus de cession compétitif — délais de dépôt des offres, format attendu, modalités d'accès à la data room, conditions de sélection des candidats en phase finale et critères d'évaluation des offres. Elle structure et discipline le processus de vente, maintient la pression concurrentielle et protège les intérêts du vendeur. Sa rédaction est un outil stratégique : trop contraignante, elle décourage les candidats ; trop souple, elle perd son effet disciplinant.

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Exemple : dans la lettre de procédure d'une cession d'un groupe de services suisse, Hectelion fixe : dépôt des offres indicatives le 15 mars, accès à la data room pour les 3 candidats retenus à partir du 22 mars, offres fermes attendues le 3 mai, sélection du candidat préférentiel et négociation du SPA du 10 au 31 mai. Le format d'offre demandé inclut prix, structure, conditions et calendrier de closing.

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Chez Hectelion, nous rédigeons les lettres de procédure de nos mandats sell-side pour maximiser la concurrence entre acquéreurs et obtenir les meilleures conditions pour nos clients vendeurs.